Você se considera uma pessoa organizada? Se a resposta for não, então já está na hora de repensar um pouco alguns comportamentos, porque a organização é essencial para construir uma rotina de alta performance e aprimoramento pessoal.
Se você cansou de chegar ao final do dia exausto e com a sensação de que não conseguiu fazer tudo o que precisava. Se você não aguenta mais sentir que só está acumulando demandas e que nunca tem tempo para sua família. Se cansou de ter a casa bagunçada e nunca achar o que procura… Então está na hora de mudar de vida!
A palavra-chave que você precisa é organização!
Calma, não precisa mudar tudo de uma hora para outra. Sabemos que as coisas não funcionam muito bem quando são feitas de maneira abrupta.
A ideia é começar aos poucos, inserindo gradualmente hábitos mais benéficos na sua rotina até que a organização se torne algo natural em sua vida.
Construímos esta matéria exatamente para te ajudar a encontrar mais facilmente o caminho para ser uma pessoa mais organizada e, dessa forma, conseguir gerenciar melhor suas metas e objetivos em todos os âmbitos da sua vida.
Confira os tópicos que serão abordados neste conteúdo:
- Quais os benefícios de ser uma pessoa organizada?
- Dicas de como se organizar melhor
Quais os benefícios de ser uma pessoa organizada?
A importância da organização é evidenciada em todos os âmbitos da vida - carreira, relacionamentos, rotina e até mesmo em aspectos emocionais.
Por definição, a organização pode ser entendida como o ato de arrumar, ordenar e estruturar de forma estratégica as partes de um todo. Sendo que esse todo pode ser tanto o espaço físico de um apartamento, quanto uma agenda de compromissos ou o planejamento de um grande projeto de negócio.
Ou seja, tudo na vida pode ser beneficiado por uma boa organização.
Quando começamos a organizar melhor determinado aspecto de nossa rotina, fica muito mais fácil expandir esse comportamento de ordenação para os outros âmbitos. Um bom exemplo disso é que, muitas vezes, nosso estado mental e emocional refletem o ambiente em que estamos. Assim, quanto mais organizado for o nosso entorno, fica mais fácil de nos organizar mentalmente (e vice-versa).
Por isso, a organização é essencial para construir uma vida saudável, equilibrada e de alta performance.
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Vamos utilizar o âmbito profissional como exemplo aqui.
A organização permite que possamos fazer trabalhos de maior impacto sem ficarmos esgotados psicologicamente. Além de diminuir o estresse, uma boa organização nos permite visualizar todas as demandas em um único lugar, tornando mais fácil priorizar as tarefas e otimizar os processos.
Em outras palavras, se organizando bem, é possível ter mais tempo para o trabalho que realmente importa. Isso é essencial para ter uma rotina melhor e mais feliz no trabalho.
Expandindo para as outras áreas da vida, podemos sintetizar os principais benefícios de uma boa organização nos seguintes pontos:
- Menos estresse. Quando você se organiza, sabe onde as tarefas estão, quais são os prazos delas e o que precisa fazer para concluí-las. Isso faz com que haja menos razões para se preocupar, pois todas as tarefas já possuem um encaminhamento. Consequentemente, sua mente fica menos estressada;
- Mais flexibilidade. Ao organizar e gerir a sua rotina com ferramentas de gestão de tarefas, você elimina os fatores que desperdiçam o seu tempo, sobrando mais tempo para focar no que importa. Além disso, você dá visibilidade para tudo o que precisa ser feito, facilitando uma visão macro. Isso significa que você tem espaço para flexibilizar certas demandas e adaptar sua rotina de acordo com cada contexto;
- Mais tempo para descanso e lazer. Mantendo uma rotina organizada, é possível encontrar mais tempo para relaxar, para cuidar de si mesmo e para estar com as pessoas que te fazem bem. A organização ajuda a tornar esses momentos bem encaixados no dia a dia, contribuindo para construir uma alta qualidade de vida, com saúde, bem-estar e equilíbrio;
- Aumento da produtividade. Em uma organização ideal, cada tarefa apresenta um propósito, uma escala de prioridade, um responsável e um prazo. Esse sistema organizado diminui o tempo gasto com tarefas irrelevantes ou com indecisões, permitindo que cada demanda seja focada no momento correto, com a pessoa responsável e com o cronograma determinado. A organização diminui as incertezas e aumenta a qualidade de execução, melhorando, assim, a produtividade.
- Mais criatividade. Sabe aquela lista mental de tarefas que fica repassando o que precisa ser feito? Ela está tomando um espaço enorme da sua preciosa capacidade cerebral. Tirar esses itens da sua cabeça deixará mais espaço para sua mente encontrar novos caminhos e raciocinar mais agilmente. Por isso que a organização também ajuda a ter soluções fora da caixa, pensar de forma disruptiva e ter ideias inovadoras. A ordem, acredite, ajuda a dar asas à criatividade;
- Menor risco de burnout. Quando estamos estressados e sobrecarregados, ficamos mais propensos a tomar decisões precipitadas. Isso aumenta o estresse, que se acumula com o tempo e acaba levando ao esgotamento psicológico. Muitas vezes, essa tensão vem da sensação de que há coisas demais para fazer em pouco tempo. Nesse ponto, a organização ajuda você a se sentir no controle do trabalho e a reduzir a sobrecarga.
Esses são apenas alguns dos principais benefícios de ter a organização como pilar em seu dia a dia. Para além desses, ser organizado também aumenta a confiança, a autoestima, a sensação de acolhimento, de limpeza e ordem.
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11 Dicas de como se organizar melhor
Agora que já vimos os benefícios da organização, está na hora de entender como conseguir implementar mais ordem na sua rotina.
Para te guiar nisso, nós separamos aqui 11 dicas poderosas que vão te auxiliar a ser uma pessoa mais organizada e, consequentemente, mais equilibrada e produtiva.
1. Estabeleça prioridades
Para ser uma pessoa mais organizada, o primeiro passo é ter bem claro em mente quais são suas prioridades. Isso serve tanto para uma visão geral da sua vida e rotina, quanto para tarefas mais específicas.
Sempre coloque suas demandas em uma hierarquia. Isso é essencial para que você tome decisões mais seguras e assertivas, porque permite que tenha visibilidade do que é mais importante para seus objetivos.
Liste seus desejos, metas e responsabilidades. Então os ordene de acordo com a importância, o esforço e o impacto na sua vida. Quanto maior for a importância e menor for o esforço, mais prioridade essa tarefa deve ter em sua lista.
Essa ordenação de prioridades é essencial para muitas coisas. Sua cabeça fica mais “limpa” porque você passa a ter clareza de seus propósitos, ao mesmo tempo em que, na hora de partir para o planejamento da sua rotina, também facilita muito as tomadas de decisão e definição dos próximos passos.
2. Faça um planejamento
Após estabelecer suas prioridades, é preciso construir um planejamento. O ideal é que ele abrace diferentes expectativas, contemplando objetivos a curto, médio e longo prazo - de acordo com a hierarquização definida no primeiro passo.
Esse planejamento deve quebrar seus objetivos em passos menores, servindo como um plano de ação para realizar cada um deles. É importante que ele tenha tarefas bem descritas, prazos e, se possível, métricas de sucesso.
Pode parecer algo trabalhoso de ser feito, mas, na verdade, é bastante simples e fará grande diferença em sua caminhada. O planejamento é importante porque, além de te apontar as melhores direções, te dá meios de contornar obstáculos no caminho.
Fica muito mais fácil encontrar soluções de maneira rápida e eficiente, quando temos um plano estruturado. Planejar dá mais flexibilidade exatamente por evidenciar as minúcias de nossas ações.
3. Foque em criar hábitos ao invés de metas
Em seu planejamento, ao invés de descrever seus objetivos como metas pouco tangíveis (ficar em forma ou evoluir no trabalho) os construa na forma de hábitos (ir para a academia quatro vezes por semana ou fazer três benchmarks por mês).
Nossa mente não está acostumada a mudanças muito bruscas e costuma se atrapalhar quando colocamos como objetivo coisas abstratas demais. Por isso, estabelecer hábitos como meios para atingir seu propósito pode ser um grande ponto de virada em sua vida.
Os hábitos são comportamentos que se repetem de acordo com determinadas regras e/ou condições. A ideia é que o hábito seja construído aos poucos e, com o tempo, vá se tornando algo natural e, até mesmo, automático em sua rotina. Assim, chegar aonde você almeja fica bem mais simples.
4. Concentre suas tarefas em um único lugar
Um ponto super importante para fazer com que todos os passos anteriores funcionem bem e você consiga manter seus planos bem organizados, é reunir todas as suas tarefas em um único local (ou em um sistema muito bem fechado e eficiente).
De nada adianta você criar um mega planejamento, priorizar bem suas responsabilidades e listar todos os seus compromissos se você se esquecer onde anotou cada coisa. Tudo acaba indo por água abaixo.
Ou seja, você precisa também organizar os locais onde irá registrar seus planos. A melhor opção é tentar concentrar tudo em um único lugar (ou garantir que haja um sistema sólido para que você não se perca em suas próprias anotações).
Pode ser em um aplicativo de gestão de tarefas no celular, em uma agenda física, em um quadro de post-its, no calendário do Google ou qualquer outra solução do tipo. O que importa é que você encontre a forma que mais funciona para você e siga à risca o modelo escolhido.
Se você usa várias coisas ao mesmo tempo, a probabilidade de sobrecarregar sua mente, perder informações ou passar mais tempo tentando lembrar onde anotou algo, é muito maior.
5. Crie uma rotina
Criar uma rotina, ao contrário do que muitos pensam, não torna os dias iguais ou rígidos. Pelo contrário, já que na programação de uma rotina é essencial prever momentos livres e espaços para mudanças.
O que é preciso ter em mente no momento de estruturar sua rotina são os principais afazeres que você tem em cada dia da semana, assim como suas principais necessidades (que devem levar em consideração todos os passos feitos anteriormente).
A forma como você constrói sua rotina depende muito de você mesmo. Alguns gostam de usar agendas físicas, outros planners semanais, outros preferem o calendário no celular e por aí vai. O importante é seguir a dica que já demos anteriormente e tentar concentrar tudo em uma única ferramenta de gestão.
Aconselhamos que, na hora de fazer sua rotina, você tenha em mente os seguintes pontos:
- Identificar os compromissos fixos (trabalho, faculdade, terapia, crossfit etc.)
- Colocar os compromissos pontuais (consulta médica, reunião de trabalho etc.)
- Determinar momentos para desenvolver hábitos ou tarefas (ler livros, fazer um curso online etc.)
- Marcar os momentos de descanso e lazer;
- Reservar momentos livres.
Com o planejamento de atividades, reuniões e eventos feitos com antecedência é possível manter os novos hábitos e se organizar melhor neste ano.
Além disso, com uma rotina seguida diariamente não há tempo a perder, já que automaticamente você sabe o que precisa ser feito de acordo com as prioridades pré-definidas.
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6. Aprenda a gerenciar seu tempo e energia
Seu tempo é precioso. Sua energia também. Saber gerenciar as duas coisas é uma das habilidades mais valiosas no mundo de hoje.
Todas as dicas anteriores já vão te ajudar a gerir melhor o tempo, porém, é preciso ter um pouco mais de atenção na hora de levar em consideração a energia.
Pouca gente dá a devida atenção às variações de humor e de energia que costumamos ter ao longo do cotidiano. Isso é um grande erro, porque nossa energia está diretamente associada à nossa produtividade.
Quando nossa energia está alta, conseguimos render muito mais em menos tempo, entregando um desempenho excelente com bem menos esforço físico e mental. Por outro lado, quando a energia está baixa, tendemos a demorar muito mais para realizar nossas tarefas e ainda exigimos e cansamos muito mais nosso corpo e mente.
Dessa maneira, levar em consideração a energia na hora de fazer suas atividades é um dos recursos mais inteligentes que você pode ter. Faça sua rotina de acordo com as variações de energia do seu dia, alocando as tarefas mais complexas nas horas em que sua energia está no topo e reservando momentos de descanso nas horas em que ela está mais baixa.
7. Conheça seus limites
Organizar a mente e o emocional é tão importante quanto todo o resto. Por isso, conhecer seus limites e respeitá-los será um grande pilar no processo.
Aprender a dizer “não” quando for preciso, saber o momento de dar uma pausa, acolher seus momentos de insegurança, refletir sobre seus sentimentos e atitudes, ser mais justo consigo mesmo, reconhecer seus erros e acertos são algumas maneiras de exercer a auto empatia e o autocuidado.
Cuidar da mente é essencial para manter-se no eixo, conseguir conquistar seus objetivos e enfrentar os desafios. A organização começa dentro de você.
8. Se desfaça de tudo o que não precisa
Excessos são grandes pedras no caminho. Para muitos, são uma das maiores problemáticas da sociedade atual. Por isso, saber se livrar daquilo que não está acrescentado em sua vida é essencial na busca por organização.
Ser essencialista e acreditar no “menos é mais” ajuda muito na construção permanente de uma rotina organizada. Quanto mais informações você acumula (tanto em sua mente, quanto nos espaços ao seu redor) mais sobrecarregada e pesada sua cabeça e sua energia ficam.
Não acumule tarefas insignificantes, não se torture com pequenas decisões e evite guardar coisas desnecessárias. Isso serve tanto para sua mente, quanto para o armazenamento do seu celular, quanto para os papéis acumulados em sua mesa de trabalho.
Faça limpezas constantes em sua vida e verá que tudo ficará mais leve e harmonioso.
9. Execute uma coisa de cada vez
Ser multitarefas não é tão legal quanto você pensa. Sei que você pode ter ouvido muitas vezes o contrário, mas acredite que concentrar suas forças em um só ponto gera mais resultado do que dispersar seus esforços em diferentes lugares.
Tanto para sua saúde mental quanto para o próprio sucesso do seu trabalho, concentrar-se em uma tarefa de cada vez é a melhor opção. Quando estamos focados, toda nossa máquina mental funciona com o mesmo objetivo, otimizando e potencializando todos os processos.
Se nossa mente se preocupa com várias situações de uma vez, não apenas diminuímos nossa capacidade de execução em todas elas como sobrecarregamos nosso cérebro e aumentamos o estresse e a ansiedade.
Siga sua lista de prioridades e vá tocando uma demanda de cada vez. Essa estratégia vai fazer grande diferença em sua vida.
10. Anote sempre suas ideias
É humanamente impossível lembrarmos de tudo, ponto. Mesmo se você tiver uma memória extraordinária, em algum momento (mais cedo ou mais tarde) algo importante vai acabar te escapando. Para evitar que isso aconteça, é muito simples: anote. Anote sempre, anote tudo e anote sem medo.
Mas anote organizadamente. Cada pessoa tem seu método: você pode ter blocos de nota no celular e dividir as anotações em categorias ou cores ou pode ter uma caderneta física de ideias. O importante é garantir que esses meios estejam sempre próximos de você e sempre que alguma ideia, insight ou informação importante surgir, você conseguir registrar.
Na rotina intensa que levamos e com a quantidade de dados e informações que recebemos o tempo inteiro, lembrar de tudo fica cada vez mais difícil. Facilite para você e seu cérebro e arranje logo um HD externo de anotações.
11. Arrume seus espaços físicos e virtuais
Por último, mas de forma alguma menos importante: mantenha seus espaços arrumados. Seu quarto, sua casa, sua mesa de trabalho, sua mochila, seu guarda-roupas, seu celular, os emails em sua caixa de entrada, as pastas em seu computador…
Busque ao máximo organizar os ambientes físicos e virtuais que te cercam. A organização externa influencia diretamente a interna e vice-versa.
Essa costuma ser uma das partes mais complicadas para quem não tem o costume de organizar suas coisas (seja por preguiça, por não “se incomodar” com a bagunça etc.), mas também é uma das bases para ser uma pessoa equilibrada e disciplinada.
Comece aos poucos:
- Arrume sua cama todos os dias;
- Organize os aplicativos em seu celular;
- Categorize seus e-mails por assunto;
- Separe suas roupas no guarda-roupa por frequência de uso;
- Compre organizadores para sua mesa de trabalho etc.
A mudança não vai ser rápida, mas de passo a passo conseguimos ir muito longe. Comemore cada pequena conquista e valorize seus progressos. Você vai naturalmente percebendo o quanto que organizar seus espaços te fará sentir melhor e, por si só, isso será motivação suficiente para te fazer colocar mais ordem em sua vida.
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Perguntas frequentes sobre organização
Como se organizar melhor?
Existem algumas dicas infalíveis que vão te ajudar a ser uma pessoa mais organizada. São elas:
- Estabeleça prioridades
- Faça um planejamento
- Foque em criar hábitos ao invés de metas
- Concentre suas tarefas em um único lugar
- Crie uma rotina
- Aprenda a gerenciar seu tempo e energia
- Conheça seus limites
- Se desfaça de tudo o que não precisa
- Execute uma coisa de cada vez
- Anote sempre suas ideias
- Arrume seus espaços físicos e virtuais
Quais os benefícios de ser uma pessoa organizada?
Os benefícios de ser uma pessoa organizada são inúmeros, mas podemos destacar as seguintes vantagens:
- Menos estresse;
- Mais flexibilidade;
- Mais tempo para descanso e lazer;
- Aumento da produtividade;
- Mais criatividade;
- Menor risco de burnout.
