A pergunta de milhões que está presente nos pensamentos de grande parte da sociedade nos dias atuais é: como ser mais produtivo no trabalho e nos estudos?
A princípio, pode parecer algo quase impossível de alcançar. Afinal, será mesmo possível ser produtivo quando se tem uma rotina bastante corrida e pouco tempo pra fazer uma infinidade de coisas?
Bom, a verdade é que a alta produtividade se faz mais necessária exatamente nesses casos: quando existe uma relação desproporcional entre alta demanda (muitas tarefas) e recursos escassos (pouco tempo, por exemplo).
A ideia é que você consiga produzir mais em menos tempo e, assim, possa organizar melhor os seus dias sem se sobrecarregar.
Ou seja, se você acha que está com pouco tempo para realizar várias coisas e não consegue nem mesmo encaixar o momento do descanso em seu cotidiano, então a produtividade é exatamente o que você precisa desenvolver.
Nesta matéria, preparamos dicas infalíveis seguidas por empresários, estudiosos e pessoas bem-sucedidas nos mais diferentes meios de atuação que podem te ajudar a ser mais produtivo no dia a dia.
O que é produtividade?
Antes de qualquer coisa, precisamos entender o significado desse conceito tão amplamente usado nos dias de hoje. A produtividade pode ser definida como a capacidade de executar o máximo de trabalho possível usando a menor quantidade de recursos necessários.
Configura-se como um estado constante de busca pela otimização de processos tanto no âmbito pessoal, quanto no profissional. Um comportamento frequentemente observado nas pessoas que almejam o sucesso individual e coletivo.
É importante ressaltar que alta produção é diferente de alta produtividade. O primeiro leva em conta apenas o resultado final do processo, desconsiderando o que foi necessário fazer para alcançar essa alta produção (inclusive, pode mascarar prejuízos, caso os gastos ultrapassem os ganhos). Já o segundo tem a ver com execução inteligente: quando todo o processo é pensado para gerar resultados bons de forma sustentável.
A noção de produtividade costuma estar associada à conexão de duas grandezas que precisam ser inversamente proporcionais: a quantidade (ou qualidade) de trabalho feito e os recursos despendidos para realizá-lo.
Consideramos quantidade ou qualidade do trabalho, porque o que determinará o sucesso de uma tarefa pode variar de acordo com sua natureza e objetivo. Sua meta pode ser a de finalizar 3 módulos de um curso (quantitativo) ou construir uma estratégia inovadora para a atuação digital da sua empresa (qualitativo). Ambos são válidos e podem ser inseridos na avaliação de produtividade.
Quando olhamos para a parte dos recursos, o mais comum é pensarmos logo no tempo, que, sem dúvidas, pode ser considerado o recurso mais valioso, já que não é possível, por exemplo, fazer com que um dia tenha mais do que 24 horas. O tempo nunca irá mudar, não importa qual seja a nossa necessidade, por isso, geri-lo é tão desafiador.
Porém, ele não é o único recurso a ser considerado. Questões como dinheiro, ferramentas, materiais de trabalho e pessoas (recursos humanos) também são relevantes ao analisar a produtividade de qualquer situação ou projeto.
Desse modo, é possível compreender a ideia de alta produtividade quando existe a entrega de excelentes resultados usando o mínimo de recursos possíveis.
A importância de ser uma pessoa produtiva
As empresas precisam ser produtivas se quiserem chegar ao tão sonhado lucro, já que a alta produtividade fará com que menos seja gasto e mais seja ganho. Porém, não são apenas pessoas jurídicas que devem se preocupar com isso.
Individualmente, também é importante ir em busca de ser mais produtivo. Afinal, há muitos aspectos da vida que é preciso conciliar diariamente: atividade física, trabalho, estudos, família, amigos, terapia, consultas médicas, problemas financeiros e mais. Ser mais produtivo pode te ajudar a lidar melhor com tudo isso.
Se for seu desejo ganhar destaque no trabalho, construir um projeto inovador, ter sua tese aprovada no mestrado ou mesmo conseguir finalizar um livro, então a melhor forma de conquistar seu objetivo sem ficar sobrecarregado é ter a essência da produtividade correndo em suas veias.
Além disso, como empresas e instituições estão sempre mirando nos grandes resultados (sejam eles financeiros, sociais ou políticos) é natural que busquem contratar pessoas que possuem alta performance. Além da contratação, para você crescer no trabalho, uma das principais formas de avaliar o desempenho dos colaboradores é a partir do nível de produtividade dos mesmos.
Ou seja, não tem pra onde fugir: ser mais produtivo beneficia sua vida em inúmeros aspectos!
8 dicas infalíveis para ser mais produtivo no trabalho e nos estudos
Para te ajudar a ser uma pessoa mais produtiva e conseguir alcançar suas metas de forma eficiente, preparamos 7 dicas incríveis seguidas por pessoas que alcançaram o topo do sucesso em diversos âmbitos de atuação. Confira abaixo:
1. Aprenda a priorizar (seja essencialista)
Lembra que falamos sobre a diferença entre alta produção e alta produtividade? Então, a primeira dica tem tudo a ver com isso. Produtividade não é fazer tudo, é fazer as coisas certas!
É comum querermos fazer muitas coisas em nosso dia, criarmos listas enormes de tarefas e de assuntos para resolver. Se não conseguirmos dar conta de tudo, nos sentimos fracassados.
Isso acontece porque existe uma ideia muito equivocada, porém bastante difundida, de que temos que estar sempre ocupados, “trabalhando enquanto os outros dormem” e usando cada segundo do dia para gerar resultados.
Essa ideia está totalmente errada! Quando não definimos prioridades e escolhemos realizar muitas coisas ao mesmo tempo, acabamos não conseguindo ter grandes resultados em nada e, para piorar, ainda ficamos sobrecarregados.
Um exemplo: você possui duas horas “livres” de trabalho, entre reuniões. É muito mais produtivo focar em apenas uma tarefa-chave durante esse tempo e conseguir avançar 90% nela, do que tentar cumprir várias pequenas pendências e avançar apenas 10% em cada uma.
Não adianta nada fazer mil coisas se não conseguir ter verdadeiro êxito em nenhuma delas. Segundo Greg McKeown, as pessoas precisam aprender a ser mais essencialistas, ou seja, priorizar apenas aquilo que é fundamental para sua vida, sem distrações.
Para isso, você precisa definir qual é seu principal objetivo no momento. Depois, dedique um tempo para avaliar, estudar e analisar quais oportunidades você pode aproveitar para alcançar esse objetivo. Assim, você escolherá de forma consciente e segura quais são as tarefas fundamentais (não devem ser muitas) que, com menos esforço, trarão mais resultados para você.
Na hora de priorizar essas tarefas, identifique quais delas dependem de outras, quais resolverão mais rapidamente um problema importante e quais demandam mais ou menos esforço. A partir daí, defina uma lista de prioridades com o mais importante no topo e o menos relevante ao final.
É importante focar em uma atividade de cada vez, por isso a ordem de execução é tão pertinente. Escolher a melhor tarefa, que trará resultados mais significativos, e se concentrar nela é colher o sucesso de forma mais rápida, prática e recompensadora.
Por isso, uma pessoa produtiva deve saber priorizar bem suas atribuições e focar mais naquilo que trará um avanço significativo para sua meta, deixando tarefas pouco relevantes para depois (ou até mesmo para trás).
2. Construa um planejamento pessoal
Depois de definir suas prioridades, o próximo passo é estruturar um planejamento pessoal que seja adequado à sua realidade no momento. Existem inúmeras maneiras de planejar e você pode descobrir aos poucos a forma que melhor funciona para você.
Você pode construir uma calendário semanal, criar checklists diários, usar ferramentas de gerenciamento de tarefas (Google Agenda, Notion, Evernote, OneNote, Trello etc.) e muito mais. É importante levar em conta que você precisa consultar seu planejamento em qualquer lugar, então tenha isso em mente na hora de escolher se vai usar uma agenda, um caderno ou um aplicativo, por exemplo.
Também é recomendável concentrar tudo em um só lugar, assim, você não corre o risco de perder alguma informação por não lembrar onde a registrou, algo que costuma acontecer com quem usa diferentes meios para se organizar (agenda de bolso e aplicativo de tarefas, por exemplo).
O importante não é tanto o formato do seu planejamento, mas sim a organização das informações presentes nele. Você deve conseguir consultar rapidamente seu plano e identificar facilmente quais são suas prioridades e quanto tempo você precisa se dedicar a cada uma delas.
Vamos considerar que uma pessoa possui as seguintes prioridades em sua vida: família, academia, trabalho e estudo. Ela deve então organizar seus dias e suas horas de modo a garantir que haja espaço suficiente para encaixar esses elementos essenciais em sua rotina.
Não se pode esquecer de deixar um espaço reservado para lazer, hobbies e descanso. Afinal, dedicar um tempo para recarregar as energias é tão importante quanto os momentos de alta produtividade.
O intervalo que será dedicado a cada coisa deve seguir a ordem de priorização definida anteriormente. É importante ter consciência de que as prioridades mudam de acordo com as circunstâncias e o planejamento serve, inclusive, para realizar de forma mais estruturada esses realinhamentos de rota.
Além dessa organização mais geral, o planejamento também pode abarcar planos de ação mais detalhados, de acordo com seus objetivos.
Se você tem a meta de passar em um concurso, por exemplo, pode pensar no seguinte plano de ação:
- Ler o edital,
- estudar a teoria,
- resolver questões de provas anteriores,
- fazer simulado e
- revisar os assuntos.
Esse plano vai te ajudar a entender o que é mais importante e encaixar cada tarefa da melhor forma dentro do seu planejamento. Caso ocorra algum contratempo, ficará mais fácil escolher quais dessas atividades você precisa focar para ter mais chances de alcançar seu objetivo: ser aprovado no concurso.
3. Tenha foco e determinação
De nada vai adiantar realizar as priorizações e construir um planejamento se você não tiver determinação e foco para colocar tudo em prática.
Se você se permite distrair, não seguir o planejamento, não ajustar corretamente suas tarefas ou desrespeitar sua própria lista de prioridades, todo o seu plano para ser mais produtivo vai por água abaixo.
Algumas recomendações para ter mais foco no cumprimento de seu planejamento são:
- Tenha sempre em mente aonde você quer chegar;
- Defina métricas de sucesso;
- Encontre fontes de motivação;
- Não crie planejamentos cansativos;
- Encaixe momentos “vazios” entre tarefas;
- Não veja o planejamento como algo engessado, ele precisa ser fluido;
- Quando for realizar uma tarefa foque-se apenas nela, não fique pensando em outras coisas;
- Evite estar em ambientes que te causem distração;
- Se precisar de concentração, deixe o celular longe.
4. Aprenda a dizer não
Muitas pessoas têm um grande problema chamado “medo de dizer não”. Seja por não querer ser mal compreendido, por vontade de ajudar ou por receio da reação do outro, a maioria dos indivíduos não costuma lidar bem quando se depara com situações em que deveriam falar “não”.
Preste bem atenção ao que vamos revelar agora: não há problema algum em dizer não. Pelo contrário, negar certos pedidos ou propostas é necessário para que consigamos atingir o ápice da produtividade.
Para seguir o planejamento, é preciso abrir mão de coisas que surgirão pelo caminho. Se isso não for feito, a probabilidade do plano desandar e das prioridades serem prejudicadas é muito grande. Adeus, produtividade.
No trabalho, é comum receber várias demandas e, na busca por deixar todos satisfeitos e demonstrar proatividade, você acredita que precisa fazer tudo. Não precisa.
Quando alguém solicitar algo que não faz parte das prioridades do seu time, explique a situação, delegue a tarefa para alguém mais indicado ou diga para a pessoa que essa solicitação precisará esperar o próximo planejamento. Seja transparente!
Na vida, de um modo geral, ter essa atitude também é necessária. Para quem está focado nos estudos, recusar alguns convites para festas ou viagens será necessário em certos momentos. Até mesmo propostas de trabalho podem ser recusadas se te afastarem do caminho que você está buscando trilhar. Mais uma vez, está aí a importância de conhecer suas prioridades.
Se você está seguindo uma meta e surge algo que irá te afastar dela, não pense duas vezes: seja sincero e diga não. Na maioria das situações, a pessoa que ouviu a negativa vai te entender e até mesmo te admirar pela sua determinação.
5. Exerça o autoconhecimento
Para ser mais produtivo, é preciso conhecer bem a si mesmo. Entender quais são suas melhores habilidades, quais são seus pontos de melhoria e de que forma você pode agir com inteligência em relação a eles.
Existem pessoas que são mais produtivas pela manhã, outras pela tarde e outras pela noite. Ter consciência de qual horário sua mente está mais ativa é muito importante para que você consiga aproveitar seu melhor momento e produzir com mais qualidade e eficiência.
Da mesma maneira, saber quando seu corpo costuma ficar mais lento e aproveitar esse momento para descansar é essencial.
Se você sente que não está produzindo bem e, ainda assim, insiste em continuar trabalhando ou estudando, você está indo para o lado oposto ao da alta produtividade. Com essa atitude só irá estressar sua mente, cansar mais rápido e gerar resultados insuficientes.
Por isso, o autoconhecimento é tão importante. Dedique-se quando estiver com a energia lá no alto e dê uma pausa quando a bateria estiver mais baixa. Sempre se questione sobre suas tarefas, será que é isso mesmo que eu busco? Não se acomode fácil e esteja sempre em processo de ajustes e crescimento.
Perceba que tipos de alimento te deixam mais ativo, em quais ambientes você se concentra melhor, quais músicas te ajudam a produzir mais, que processos fazem mais sentido na sua rotina, o que te motiva a seguir seus objetivos e assim por diante.
6. Dê valor ao descanso
Não somos imparáveis, invencíveis ou indestrutíveis. Somos humanos. Erramos, nos frustramos e cansamos. Fingir que não precisa de descanso é irracional e pode te impedir de alcançar seu verdadeiro potencial.
Toda bateria precisa ser recarregada em algum momento e o corpo humano também funciona assim. Para conseguir ter alta produtividade, é importante dar valor aos momentos de descanso.
As ideias mais inovadoras não costumam surgir quando a cabeça está cheia de informações, mas sim quando há silêncio e quietude, quando o cérebro tem mais liberdade para se expandir e criar.
Muitas vezes, precisamos nos afastar do problema para finalmente encontrar a solução, isso acontece porque quando estamos sobrecarregados, nossos pensamentos perdem agilidade.
Se você está sem dormir direito há dias e construiu um projeto em um total de 26 horas, é provável que, se você tivesse dormido melhor, você pudesse ter concluído na metade do tempo.
Dormir talvez seja o principal carregador, mas é importante sinalizar que não é o único. Descansar a mente também envolve momentos de lazer, autocuidado, descontração com os amigos e qualquer atividade que te faça bem (ler livros, cozinhar, tocar um instrumento, viajar, assistir séries etc.).
Assim, dê a devida importância aos momentos de descanso, porque eles são essenciais para que você tenha um melhor desempenho e alta produtividade.
7. Cuide da saúde física e mental
Da mesma forma que é importante descansar e descontrair a mente, cuidar da saúde física e mental também é essencial para manter um nível de produtividade elevado.
O corpo precisa de cuidados, assim como a mente, e ignorar isso é postergar problemas futuros (e limitar sua capacidade produtiva).
Não precisa se tornar refém da academia ou cumprir dietas extremamente rígidas, basta realizar algum tipo de atividade física diária (uma caminhada, corrida, esporte ou mesmo musculação) que te faça bem e evitar ingerir constantemente alimentos ultraprocessados e muito calóricos.
Contar com a ajuda de um nutricionista e um profissional de educação física, sempre é a melhor opção para que você possa ter uma rotina adaptada às suas necessidades e saudável na medida certa.
Se você não começar a dar a devida importância para isso, chegará um momento em que seu corpo ou sua mente poderão falhar. Não vale a pena colocar sua saúde em risco na busca pelo alto desempenho, principalmente porque a pessoa saudável costuma ser naturalmente mais produtiva.
8. Contar com o suporte de Nootrópicos
Para te ajudar a construir uma rotina com mais foco, atenção, pensamento ágil, clareza mental, memória aprimorada e equilíbrio mental, utilizar suplementos naturais como os Nootrópicos é uma excelente opção.
Esses suplementos são substâncias que atuam no córtex cerebral, protegendo a mente e estimulando a produção e a qualidade das sinapses cerebrais. Os nootrópicos combatem os radicais livres e turbinam as funções mentais, provendo um estado de maior clareza de raciocínio e liberdade criativa para quem os consome.
Existem centenas de substâncias nootrópicas registradas, mas elas costumam ser agrupadas em duas grandes categorias:
São substâncias quimicamente modificadas, construídas em laboratórios farmacêuticos e, em sua maioria, vendidos apenas com solicitação médica. Por serem manipulados farmacologicamente, apesar de possuírem atuação mais rápida, também podem causar, em alguns casos, efeitos colaterais como agitação, insônia e ansiedade.
São derivados de plantas, flores e alguns tipos de fungos. Por sua origem orgânica, possuem uma atuação progressiva, com indicação de uso contínuo e de maior durabilidade. Devido à composição natural, não possui toxicidade e nem efeitos colaterais relevantes.
Assim, os nootrópicos naturais são os mais recomendados para auxiliar na melhoria da produtividade, preservar as funções cerebrais e ainda contribuir para sua saúde mental.
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Seguindo essas 8 dicas de ouro, vai ser bem mais fácil conseguir estabelecer uma rotina de alta produtividade no trabalho, nos estudos e, até mesmo, em outros âmbitos da vida.
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